При розрахунку цього показника слід враховувати фактичні видатки за звітний період по КЕКВ 1110,1120, 1131, (1132, 1133 – якщо такі плануються), 1134,1140, 1160 – з виключенням видатків, що носили непостійний характер у звітному періоді. Для розрахунку слід отриману загальну суму поділити на кількість штатних одиниць.
Дійсно, відповідно до Наказу МФУ №679 головний розпорядник готує паспорти бюджетних програм в трьох екземплярах: для головного розпорядника, фінансового управління та органу державного казначейства. Однак на органи державного казначейства експеримент буде поширено у 2012 році, тому третій екземпляр паспорту ви на сьогодні надаєте для них лише інформативно.
Показники «кількість виконаних доручень, листів, звернень, заяв, скарг на одного працівника», «кількість підготовлених нормативно-правових актів на одного працівника», «кількість перевірок на одного працівника» заповняються наступним чином: кількість відповідних документів згідно реєстру ділиться на фактичну кількість працівників (лише посадових осіб місцевого самоврядування). Те, що не всі працівники займаються підготовкою таких документів не є порушенням в розрахунках, оскільки дані показники є приведеними і показують ступінь загального навантаження посадових осіб. Що ж стосується перевірок, то до показників затрат доцільно включити наступний показник: «кількість працівників, що задіяні в перевірках» і далі розрахувати показник кількості перевірок на 1 працівника. Якщо ж по структурному підрозділу не проводяться перевірки за функціоналом, то показник все рівно потрібно включити, але в обох показниках проставити нульове значення.
Якщо ми заповнюємо паспорти на 2011 рік, (таке пізнє заповнення сталося в цьому році суто процедурно), то дані потрібно брати з колонки «Середньорічні», або « Середнє значення» - оскільки на початок року ми брати не можемо (більшість з них за 8 місяців суттєво змінилися), а показники «На кінець року» ми не можемо вживати як планові, лише як аналітичні при порівнянні запланованих та фактично досягнутих за рік результатів.
На сьогодні нормативна база щодо прогнозування видатків на середньострокову перспективу знаходиться в стадії розробки. Однак щорічно постає питання прогнозних коефіцієнтів для обрахунку потреби на наступні бюджетні періоди. При заповненні бюджетного запиту доцільно використовувати тенденції за попередні три бюджетні періоди, а також враховувати індекси, передбачені щорічними прогнозними документами щодо розрахунку видатків за галузями на середньо- та довгострокову перспективу, затверджені відповідними постановами КМУ. Окремі прогнозні показники доводяться щорічно разом з листами МФУ щодо складання бюджетних запитів на наступний бюджетний період.
В звіті відображається кількість штатних одиниць, фактично зайнятих станом на відповідну дату. Але слід звернути увагу на те, що при плануванні в самому паспорті та в програмно-цільовому бюджеті проставляється кількість штатних одиниць згідно затвердженого штатного розпису. Розбіжність між цими двома показниками в звіті слід коротко пояснити в графі «Пояснення розбіжностей між запланованими та фактичними показниками».
Так, відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 02.08.2010 № 805 «Про затвердження Основних підходів до запровадження програмно-цільового методу складання та виконання місцевих бюджетів» на 2012 рік діючі учасники експерименту мають затвердити бюджет у розрізі бюджетних програм як невід’ємна частина рішення про бюджет на 2012 рік. Звертаємо вашу увагу на те, що у 2011 році при затвердженні додатку у розрізі бюджетних програм розглядалося декілька форматів структури додатку:
1) КТКВ, назва бюджетної програми, мета, завдання, показники;
2) КТКВ, назва бюджетної програми, мета;
3) КТКВ, назва бюджетної програми, показники.
Необхідно зазначити, що типова форма додатку на 2012 рік на сьогодні знаходиться на етапі розробки Міністерстві фінансів України. Після завершення роботи даний документ буде доведено до усіх учасників експерименту.